1. ASPECTOS GENERALES

INTRODUCCIÓN

De acuerdo con lo establecido en la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Ley 2300 de 2023, los responsables y encargados del tratamiento de datos personales están obligados a adoptar políticas y procedimientos que garanticen la adecuada gestión, protección y atención de consultas y reclamos de los titulares de datos. La Ley 1581 de 2012 establece el régimen general de protección de datos personales en Colombia, asegurando derechos fundamentales a los titulares y estableciendo deberes claros para quienes manejan esta información. Por su parte, la Ley 2300 de 2023 introduce medidas adicionales para proteger el derecho a la intimidad de los consumidores, reforzando así el marco normativo existente.

AFFARI S.A.S. se encuentra comprometida con el estricto cumplimiento de la normativa vigente y futura, así como con la protección de los derechos de las personas, garantizando que el tratamiento de datos personales se realice bajo los principios de legalidad, seguridad, confidencialidad y transparencia. Como parte de su responsabilidad institucional hacia sus titulares de datos, clientes, proveedores, contratistas y colaboradores, la empresa adopta la siguiente política sobre recolección, tratamiento y uso de datos personales, asegurando su aplicación a todos los procesos internos y externos. Esta política será de obligatorio cumplimiento para la empresa como responsable, sus empleados, y aquellos terceros que, por obligación y/o disposición de AFFARI S.A.S., asuman la calidad de encargados del tratamiento o tengan acceso a estos datos, garantizando medidas de seguridad adecuadas para la prevención de riesgos digitales y la protección contra vulneraciones a la privacidad.

OBJETIVO

Establecer la política de protección de datos personales que se encuentra alineada a la Ley 1581 de 2012 sus actualizaciones y sus reglamentaciones, con el fin de garantizar a nuestros clientes, funcionarios y terceros, el buen uso de su información.

CAMPO DE APLICACIÓN

La política será aplicable para la recolección, tratamiento y uso de los datos personales de:

• Titulares de la base de datos de Affari, que tengan o hayan tenido la calidad de clientes;
• proveedores y contratistas que tengan o hayan tenido vínculos comerciales con la empresa; y
• colaboradores actuales o que hayan tenido en algún momento vínculo laboral con la empresa.

ALCANCE

La siguiente política aplica para todos los clientes, proveedores, contratistas y colaboradores que tengan relación directa con Affari.

UBICACIÓN

Affari está ubicado en la calle 26 No. 17 – 40 de la ciudad de Pasto, departamento de Nariño.

1. DEFINICIONES

Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de los datos para llevar a cabo el tratamiento de los mismos.

Base de Datos. Conjunto organizado de datos, los cuales pueden estar en archivos físicos o digitales, listos para ser objeto de tratamiento.

Dato personal. Es aquella información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables y la cual puede identificarla. Por ejemplo: nombre, dirección, número de teléfono, correo electrónico, estado civil, huella dactilar, etc.

Datos sensibles. Se entiende por datos sensibles aquella información que afecta la intimidad de su titular por lo que su uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellas que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como la información relativa a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Esta información No puede ser objeto de tratamiento a menos que sea requerida para salvaguardar un interés vital del titular o éste se encuentre incapacitado y su obtención haya sido autorizada expresamente.

Dato personal semiprivado. Son aquellos datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. En este caso, para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información. Por ejemplo: datos de carácter crediticio y financieros.

Dato personal privado. Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada sólo interesa a su titular y para su tratamiento requiere de su autorización expresa. Por ejemplo: Nivel de escolaridad.

Datos públicos: Información que no es privada ni reservada y que cualquier persona puede acceder sin restricciones, como registros públicos, datos de identificación y otros accesibles en fuentes oficiales.

Encargado del tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular. Es aquella persona natural, dueña del dato personal y que debe autorizar su tratamiento.

Tratamiento.  Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

RESPONSABLES

Todos los funcionarios, clientes y proveedores de servicios que tengan relación directa con Affari.

1. CLASIFICACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

La política debe ir de la mano con la clasificación de los datos personales que se encuentran en las bases de datos de Affari, los cuales se clasificarán de la siguiente manera:

• Datos Personales Sensibles.
• Datos Personales Privados.
• Datos Personales Semiprivados.
• Datos Personales Públicos.

DERECHO DE HABEAS DATA.

El artículo 15 de la Constitución Política Colombiana establece el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones recogidas sobre ellas en bases de datos o archivos, tanto de entidades públicas como privadas. Así mismo, y de acuerdo con la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, este derecho comprende otras facultades como las de autorizar el tratamiento, incluir nuevos datos, excluirlos o suprimirlos de una base de datos o archivo.

Este derecho ha sido reafirmado y ampliado por la jurisprudencia de la Corte Constitucional, que en la Sentencia T-509 de 2020 definió el habeas data como un derecho fundamental autónomo, incluyendo la facultad del titular de autorizar el tratamiento, incluir, excluir o suprimir datos de una base de datos.

La Ley Estatutaria 1581 de 2012, que regula el tratamiento de datos personales en Colombia, establece principios fundamentales como veracidad, integridad y finalidad del tratamiento. Su constitucionalidad fue confirmada por la Corte en la Sentencia C-748 de 2011, reafirmando la protección de los titulares de datos personales.

Más recientemente, la Ley 2300 de 2023 introdujo disposiciones adicionales para reforzar el derecho a la privacidad, especialmente en el contexto de la digitalización y globalización de la información, estableciendo límites en el contacto y comunicación en procesos de cobranza. Este marco normativo ha sido complementado por ajustes recientes que buscan adaptar el habeas data a los desafíos tecnológicos actuales, protegiendo a los ciudadanos frente a prácticas abusivas en el manejo de su información.

La Corte Constitucional ha reiterado que el derecho al habeas data no solo implica el establecimiento de principios, sino que otorga a los titulares de datos la facultad de exigir a las administradoras acceso, inclusión, exclusión, corrección, actualización y certificación de sus datos, además de regular la divulgación, publicación o cesión de los mismos.

1. PRINCIPIOS

Affari se compromete con el manejo y tratamiento de datos personales, enmarcado bajo los principios que a continuación se enumeran:

Legalidad: Se aplicarán las normas vigentes y demás disposiciones aplicables para el Tratamiento de Datos Personales como derecho fundamental del Titular.

Finalidad: El Tratamiento obedecerá a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la ley que le será informada al Titular.

Libertad: El Tratamiento sólo se llevará a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, salvo que medie orden legal o de autoridad competente que autorice su tratamiento.

Veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento, en este caso Affari, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados por el Titular.

Seguridad: La información sujeta a Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en ley o por el Titular del Dato.

Proporcionalidad: El tratamiento de datos personales deberá ser adecuado y limitado a la finalidad para la cual fueron recolectados, evitando el uso excesivo o innecesario de la información.

1.  DERECHOS Y AUTORIZACIONES DE LOS TITULARES

DERECHOS DEL TITULAR

Affari se compromete a respetar y garantizar los siguientes Derechos del Titular:

• Acceso, actualización y rectificación de datos personales: El titular tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar su información, a través de los canales dispuestos por Affari, según lo indicado en el Aviso de Privacidad y Protección de Datos. Este derecho podrá ejercerse sobre datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada: El titular podrá requerir evidencia de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos en que no sea requerida por disposición legal.
• Ser informado sobre el uso de sus datos personales: Previa solicitud del titular, Affari S.A.S. deberá informar sobre el uso que ha dado a sus datos personales.

• Presentar consultas y reclamos: El titular tiene derecho a presentar consultas y reclamos, conforme a lo dispuesto en la ley y en esta política, y recibir respuesta dentro de los plazos establecidos.
• Interponer quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC): En caso de infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Ley 2300 de 2023 o cualquier otra norma complementaria o modificatoria, el titular podrá presentar quejas ante la SIC.
• Revocar la autorización y solicitar supresión del dato personal: Cuando la SIC determine que en el tratamiento de datos por parte de Affari S.A.S. se han vulnerado derechos fundamentales o incumplido normas, el titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización y la eliminación de sus datos personales. Asimismo, podrá solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación de la base de datos.
• Limitación en la conservación de datos personales: La solicitud de supresión o revocatoria de la autorización no procederá cuando exista una obligación legal, contractual o administrativa que exija la conservación del dato.
• Derecho a la portabilidad de datos personales: El titular podrá solicitar la transferencia de sus datos a otro responsable del tratamiento, cuando sea técnicamente posible y dentro de las normas de protección de datos aplicables.
• Acceder a sus datos de forma gratuita: A través de los canales dispuestos por Affari S.A.S., el titular podrá acceder a su información personal sin costos asociados, respetando los tiempos y condiciones de respuesta previstos en la legislación.
• Protección en la comunicación de cobranza: En virtud de la Ley 2300 de 2023, el titular tiene derecho a que los procesos de cobranza respeten su privacidad, limitando los canales, horarios y frecuencia de contacto, y evitando prácticas abusivas o invasivas.
• Affari S.A.S. no será responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada de la inexactitud de la información suministrada por el titular, ni por errores resultantes de datos falsos proporcionados por el mismo.
• El titular tiene derecho a acceder a los canales oficiales de comunicación dispuestos por Affari S.A.S. para realizar consultas, peticiones, solicitudes, de actualización, rectificación o eliminación de datos personales. Para ello, podrá contactarse a través de:
• Línea telefónica y WhatsApp: 322 445 6319
• Correo electrónico: affarisas@gmail.com
• Página web: www.levacreditos.com
• Oficina Física: Carrera 26 N°17-40 Edificio Pasaje Liceo, Oficina 420, Pasto (N).

Affari no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada de la inexactitud o error en la información suministrada por el Titular.

AUTORIZACIÓN PARA EL USO DE DATOS PERSONALES Para el Tratamiento de Datos Personales, Affari deberá contar con el consentimiento voluntario, libre, previo, expreso e informado del Titular. Para estos efectos Affari ha implementado los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los Titulares dejando evidencia del otorgamiento de dicha autorización.

CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la ley 1581 de 2012 y sus actualizaciones y modificaciones

1. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS DEL TITULAR

Los Titulares de los Datos Personales podrán en cualquier momento solicitar la actualización o consulta de dicha información mediante comunicación dirigida a Affari y enviada a nuestra oficina en la Ciudad de Pasto.

La solicitud por parte del cliente para revocar, corregir, actualizar o suprimir sus datos, se entenderá como un reclamo, el cual tendrá el siguiente tratamiento:

1. Formulación del Reclamo: El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a Affari, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de notificación, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Registro del Reclamo: Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto.

1. Término para la Atención del Reclamo: El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Cuando un cliente solicite la supresión de la información y la revocatoria de la autorización de uso de sus datos personales, no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de la entidad.
2. Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: Si el titular considera que su reclamo no ha sido atendido adecuadamente, tiene el derecho de presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, conforme a lo establecido en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012. Esta entidad es la encargada de velar por el cumplimiento de la normativa de protección de datos personales y podrá intervenir en caso de que se vulneren los derechos de los titulares.

1. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS

Affari S.A.S. utilizará los datos personales de los titulares para las siguientes finalidades, respetando los principios de legalidad, transparencia, finalidad y proporcionalidad en su tratamiento:

• Prestación de bienes y servicios: Garantizar la correcta entrega de productos y servicios adquiridos por el titular.
• Suministro de información comercial: Enviar comunicaciones sobre nuevos productos, servicios, ofertas y beneficios relacionados.
• Cumplimiento de obligaciones contractuales y legales: Gestionar compromisos adquiridos con el titular, incluyendo facturación, pagos y garantías.
• Procesos de auditoría interna y externa: Verificación de cumplimiento normativo y evaluación de calidad operativa.
• Actualización y reporte de novedades: Informar cambios en los productos y servicios prestados por Affari.
• Evaluación de satisfacción: Analizar la calidad de productos y servicios mediante encuestas y estudios internos.
• Atención de requerimientos de autoridades competentes: Responder solicitudes de organismos de regulación, fiscalización o supervisión.
• Envío de información comercial y publicitaria: Utilizar medios físicos, electrónicos, celulares y digitales (SMS, MMS, WhatsApp) para comunicar promociones, eventos y campañas publicitarias.
• Gestión de cobranza: Aplicar estrategias de recuperación de cartera, cumpliendo con las condiciones de la Ley 2300 de 2023, respetando los horarios y canales de contacto permitidos.

• Reporte de información a centrales de riesgo: Conforme a la Ley 1266 de 2008, compartir información financiera y crediticia de los titulares con centrales de riesgo autorizadas.
• Protección contra fraudes y prevención de riesgos: Implementar medidas de seguridad para detectar, prevenir y mitigar riesgos asociados a suplantación de identidad, fraude financiero y uso indebido de datos.
• Tratamiento con fines estadísticos, históricos o científicos: De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, utilizar datos de manera anonimizada para estudios de mercado, investigaciones y análisis de tendencias.
• Conservación de registros conforme a obligaciones legales: Mantener información durante los períodos exigidos por normativa fiscal, contractual o administrativa.
• Conocimiento de cuál es la información que será entregada a Affari S.A.S a través de formulario de vinculación o solicitud.

Affari S.A.S. garantiza que el tratamiento de los datos personales no excederá las finalidades aquí señaladas, respetando la privacidad de los titulares y aplicando medidas de seguridad robustas para evitar accesos no autorizados, pérdida, adulteración o divulgación indebida de información.

1. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO 

Affari S.A.S., como Responsable del Tratamiento de datos personales, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la normativa vigente:

• Garantizar al Titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, conforme a la Ley 1266 de 2008 y la Ley 1581 de 2012.
• Solicitar y conservar la autorización otorgada por el Titular, de acuerdo con lo dispuesto en la ley, asegurando que el consentimiento sea previo, expreso e informado.
• Informar de manera clara y transparente al Titular sobre la finalidad de la recolección de datos y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada y el llenado de formulario de vinculación o solicitud.
• Aplicar medidas de seguridad adecuadas para impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información, alineándose con protocolos actualizados de ciberseguridad y protección digital.
• Garantizar la calidad y exactitud de la información suministrada al Encargado del Tratamiento, asegurando que sea veraz, completa, comprobable y comprensible, y evitando el tratamiento de datos parciales, fraccionados o incorrectos.

• Actualizar la información periódicamente, comunicando de manera oportuna al Encargado del Tratamiento cualquier novedad respecto de los datos previamente suministrados.
• Corregir la información cuando se detecten errores, asegurando que las actualizaciones sean notificadas de inmediato al Encargado del Tratamiento.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente datos cuyo tratamiento esté autorizado, respetando los límites establecidos en la legislación vigente.
• Exigir al Encargado del Tratamiento el cumplimiento de condiciones de seguridad y privacidad, garantizando la confidencialidad y protección de los datos personales del titular.
• Garantizar el acceso gratuito del titular a sus datos, conforme a la legislación de protección de datos, permitiendo su consulta, actualización y supresión cuando corresponda.
• Tramitar las consultas y reclamos de los Titulares dentro de los tiempos y procedimientos establecidos por la Superintendencia de Industria y Comercio y la normativa vigente.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información esté en proceso de revisión o reclamación por parte del Titular y no haya concluido el trámite respectivo.
• Brindar información clara al Titular sobre el uso de sus datos, cuando lo solicite formalmente.
• Informar a la autoridad de protección de datos sobre cualquier violación de seguridad que represente un riesgo para la administración de la información de los titulares.
• Cumplir los requerimientos e instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio, adoptando medidas correctivas cuando sean necesarias.
• Respetar los límites de comunicación en procesos de cobranza, en cumplimiento de la Ley 2300 de 2023, evitando prácticas abusivas o invasivas en la gestión de recuperación de cartera.
• Aplicar principios de minimización y proporcionalidad en el tratamiento de datos personales, recolectando únicamente la información estrictamente necesaria para su finalidad.
• Adoptar mecanismos de protección contra fraudes y riesgos digitales, implementando políticas de ciberseguridad y controles de acceso para garantizar la integridad de los datos.
• Garantizar la confidencialidad de los datos personales, asegurando que quienes intervengan en su tratamiento respeten la reserva de la información, incluso después de finalizar su relación con la empresa.

• Garantizar que los reportes sean veraces y completos: Affari S.A.S. tiene el deber de reportar a centrales de riesgo únicamente información exacta, comprobable y actualizada, evitando la divulgación de datos erróneos o inexactos que puedan afectar el historial financiero del titular.
• Cumplir con los tiempos de permanencia de reportes ante centrales de riesgo asegurándose que los datos negativos se mantengan en centrales de riesgo únicamente por el período permitido por la Ley 1266 de 2008, evitando la retención indebida.
• Proceder con la eliminación del reporte negativo cuando sea necesario, siempre y cuando el titular regularice su deuda y cumpla con el tiempo de permanencia permitido por la ley, Affari deberá garantizar la eliminación o actualización inmediata del registro en centrales de riesgo.
• Facilitar la rectificación de datos incorrectos si el titular detecta errores en su reporte financiero, Affari debe atender la solicitud y corregir la información dentro de los plazos legales, evitando perjuicios a su historial crediticio.
• Informar al titular sobre la inclusión y permanencia de su información siendo que la empresa tiene el deber de notificar al titular sobre su reporte en centrales de riesgo, asegurando que este conozca la duración del registro y los mecanismos para su eventual eliminación.
• Affari S.A.S. tiene el deber de garantizar el acceso de los titulares a medios eficaces de comunicación para la gestión de sus datos personales, facilitar canales accesibles para que los titulares puedan presentar consultas, reclamos o solicitudes de actualización de sus datos, informando claramente sobre el uso y tratamiento de sus datos personales y garantizando disponibilidad de atención a través de los siguientes canales:
• Línea telefónica y WhatsApp: 322 445 6319
• Correo electrónico: affarisas@gmail.com
• Página web: www.levacreditos.com

1. SEGURIDAD DE LOS DATOS

Affari implementará aquellas medidas tecnológicas y administrativas que estime necesarias para garantizar la seguridad a los Datos Personales de manera tal que se limite su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislación vigente y periódicamente se evaluará su efectividad.

1. VIGENCIA Y MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA

La presente política estará vigente a partir del 1 de enero de 2025 y podrá ser modificada en cualquier momento. Cualquier modificación o actualización será comunicada a los titulares de datos a través de cartelera informativa de Affari S.A.S. y comunicación voz a voz con los nuevos clientes, garantizando el acceso a la última versión con la fecha de entrada en vigencia de la actualización correspondiente.